يُقصد بـ "الحادث" أي واقعة غير متوقعة أو مفاجئة قد تؤدي إلى إصابة جسدية، أو أضرار مادية، دون وجود سبب ظاهر أو متعمد، وقد تحدث لأي شخص متواجد (سواء من المتطوعين، أو العملاء/المستفيدين، أو الموظفين، أو أفراد المجتمع). ويشمل ذلك تجاوز الحدود أو القواعد، أو عدم اتباع التعليمات، أو الحوادث الوشيكة، أو أي حدث يتسبب في مشكلة.
كما يُقصد به أي ظرف على درجة من الخطورة تتطلب اتخاذ إجراء فوري تجاه متطوع أو عميل أو موظف، سواء وقع الحادث نتيجة تصرف من المتطوع أو في حضوره.
يُلتزم جميع الأطراف المتواجدة أثناء وقوع الحادث (من متطوعين وموظفين) بتعبئة نموذج الإبلاغ عن الحادث وفقاً للنموذج التالي:
